فرایند پیشنهاد و انعقاد قراردادهای برون دانشگاهی

مقدمه 

دفتر ارتباط با صنعت و کارآفرینی دانشگاه از سال 1375 در دانشگاه مشغول به فعالیت است. یکی از وظایف اصلی این دفتر، مدیریت اجرایی و حقوقی پروژه‌های مرتبط با حوزه صنعت تعریف شده است. سازمان‌ها، دستگاهها و موسسات دولتی و خصوصی می‌توانند با بهره‌گیری از دانش و تجربه‌ی اساتید و ظرفیت‌های موجود در دانشگاه، اولویت‌های پژوهشی و تحقیقاتی خود را در زمینه‌های مختلف صنعتی و فناوری برطرف کنند.

در همکاری دانشگاه و صنعت فعالیت‌های ذیل صورت می‌گیرد:

·        تنظیم جلسات کارشناسی فی‌مابین دانشگاه و صنعت شامل (دستگاه‌های اجرایی و شرکت‌های خصوصی) به منظور تعیین محورهای همکاری و ارائه توانمندی‌ها و سوابق علمی پژوهشی دانشگاه

·        تنظیم چارچوب و روش همکاری دانشگاه و صنعت در قالب انعقاد قرارداد یا تفاهم­نامه مشترک

·        ارائه پروپوزال­‌های همکاری

·        انعقاد قرارداد

·        مدیریت و کنترل پروژه قراردادهای منعقده

 

·        نوع اول: صنایع اولویت‌های پژوهشی و تحقیقاتی خود را به دانشگاه اعلام و پس از ارجاع به معاونین پژوهشی و فناوری دانشکده‌ها، اعضاء هیئت علمی ذیربط با هماهنگی معاونین پژوهشی و فناوری دانشکده‌ها، نسبت به ارائه پروپوزال اولیه به دفتر ارتباط با صنعت و کارآفرینی دانشگاه اقدام می‌نمایند. پیگیری امر تا حصول نتیجه توسط این دفتر انجام می‌پذیرد.

·        نوع دوم: اعضاء هیئت علمی دانشگاه با توجه به تخصص خود و زمینه‌های تحقیقاتی موردنظر اقدام به ارائه پیشنهاد پروژه‌ نموده و این پیشنهادات به صورت رسمی از طریق دفتر ارتباط با صنعت و کارآفرینی دانشگاه به دستگاه‌ها و موسسات دولتی و خصوصی ذیربط ارسال و اقدامات بعدی تا حصول نتیجه انجام می‌پذیرد.

·        نوع سوم: اعضاء هیئت علمی به دلیل سابقه همکاری با صنعتی خاص و طی توافقات انجام پذیرفته موضوعات موردنظر صنعت را جهت اجرای تحقیقات موردنظر به دانشگاه ارجاع می‌دهند و پس از انجام مراحل بررسی مسایل اداری، حقوقی و مالی قرارداد با صنعت مربوطه منعقد می‌‌شود.

·        نوع چهارم: اعضای هیئت علمی با توجه به تخصص خود با هماهنگی این مدیریت و راهنمایی کارشناس مربوطه در مناقصات مرتبط شرکت نموده و در صورت پذیرفته شدن در مناقصه قرارداد بین صنعت و دانشگاه منعقد می‌شود.

·        نوع پنجم: معاونت پژوهشی و فناوری دانشگاه پس از انجام مکاتبات و برگزاری جلسات متعدد و تشکیل کمیته­‌های مشترک بین دانشگاه و سازمان‌ها و صنایع مختلف، اقدام به امضای تفاهم­نامه مشترک نموده و پس از انعقاد تفاهم­نامه، دانشکده­‌های مرتبط به تفکیک مورد بازدید کارفرمای مذکور قرارگرفته و در قالب کارگروه‌­های تخصصی مختلف، پروژه‌­های متنوعی تعریف و تا مرحله انعقاد قرارداد و اجرا  بر اساس تفاهم­نامه منعقده توسط دفتر ارتباط با صنعت و کارآفرینی دانشگاه پیگیری لازم انجام می‌شود.

مراحل ارسال پیشنهاد و انعقاد قرارداد

·        تنظیم پروپوزال توسط عضو هیئت علمی و ارائه آن به دفتر ارتباط با صنعت و کارآفرینی دانشگاه

·        ارائه پروپوزال به صنایع ذیربط از طریق دفتر ارتباط با صنعت و کارآفرینی دانشگاه

·        پیگیری موضوع توسط عضو هیئت علمی و دفتر ارتباط با صنعت و کارآفرینی دانشگاه تا زمان حصول نتیجه

·        دریافت پیش‌نویس قرارداد و بررسی آن از لحاظ مسایل اداری، حقوقی و مالی و انجام هماهنگی با عضو هیئت علمی و نمایندگان دستگاه کارفرما و در صورت لزوم برگزاری جلسات با آنها به منظور رفع اشکالات و ابهامات پیش نویس قرارداد و نهایی نمودن قرارداد

·        دریافت و کنترل برنامه زمانبندی و مستندات کنترل پروژه و ریزهزینه قرارداد از مجری

·        پاراف یا پیش امضای قرارداد (کلیه صفحات یک نسخه از قرارداد) توسط عضو هیئت علمی بمنظور تائید مفاد و قبول مسئولیت اجرای قرارداد توسط ایشان

·        پاراف یا پیش امضای قرارداد توسط معاون پژوهشی و فناوری یا ریاست دانشکده با هدف پذیرش دانشکده در خصوص همکاری با مجری نسبت به اجرای قرارداد

·        پاراف یا پیش امضای قرارداد توسط کارشناس مربوطه در دفتر ارتباط با صنعت و کارآفرینی دانشگاه

·        پاراف یا پیش امضای قرارداد توسط مدیر دفتر ارتباط با صنعت و کارآفرینی دانشگاه

·        امضای قرارداد توسط معاون پژوهشی و فناوری دانشگاه (پاراف یا پیش امضای قرارداد توسط معاون پژوهشی و فناوری دانشگاه انجام در صورت لزوم امضای قرارداد توسط ریاست دانشگاه)

·        تهیه تضامین مورد نیاز قرارداد توسط دفتر ارتباط با صنعت و کارآفرینی دانشگاه (در صورتیکه دانشگاه ملزم به ارائه تضامین پیش‌پرداخت، حسن انجام تعهدات و تضمین کیفیت باشد، ضمانت­نامه‌­های مذکور آماده و پس از پاراف توسط عضو هیئت علمی، ضمانت‌نامه رسمی معتبر توسط ریاست دانشگاه امضا و به دستگاه کارفرما ارسال می‌شود)

·        تهیه مدارک مورد نیاز پیوست قرارداد توسط دفتر ارتباط با صنعت و کارآفرینی دانشگاه شامل کد اقتصادی، معافیت از مالیات، اساسنامه و ...

·        ارسال نسخ قرارداد به دستگاه کارفرما و پیگیری ابلاغ قرارداد

مراحل انجام قرارداد

·        دریافت ابلاغ قرارداد و درج مشخصات قرارداد در سیستم گلستان پژوهشی

·        اسکن قرارداد و درج مشخصات قرارداد در بخش مستندسازی قراردادها

·        انعقاد قرارداد داخلی مابین معاونت پژوهشی و فناوری دانشگاه و مدیر پروژه پس از انجام پرداخت اول توسط کارفرما به دانشگاه (هدف از انعقاد این نوع قرارداد، مشخص نمودن نحوه پرداخت‌های مدیر پروژه، نظارت دانشگاه بر نحوه پیشرفت قرارداد و متعهد نمودن مجری در اجرای مفاد فنی و رعایت برنامه زمانبندی قرارداد است)

·        ارائه گزارش پیشرفت فیزیکی و مالی طرح (در پایان هر مرحله از قرارداد) به معاونت پژوهشی و فناوری دانشگاه توسط مدیر پروژه (لازم به توضیح است که گزارش پیشرفت فنی طرح در هر مرحله از طرح می تواند توسط مدیر پروژّ یا معاون پژوهشی و فناوری دانشکده به دستگاه کارفرما ارسال شود)

·        بررسی گزارش پیشرفت فیزیکی و مالی طرح توسط دفتر ارتباط با صنعت و کارآفرینی دانشگاه و ارسال گزارش پیشرفت فیزیکی و مالی طرح به دستگاه کارفرما

·        اخذ پرداخت از دستگاه کارفرما و ارائه آن به دفتر ارتباط با صنعت و کارآفرینی دانشگاه

·        تهیه دستور پرداخت­‌های مربوط به قرارداد و ارسال آن به معاونت اداری و مالی دانشگاه

·        ارسال مستندات کنترل پروژه در انتهای هر ماه توسط مدیر پروژه  به دفتر ارتباط با صنعت و کارآفرینی دانشگاه

·        تهیه متمم قرارداد (چنانچه در حین اجرای قرارداد نیاز به افزایش و یا کاهش حجم قرارداد، مدت و یا مبلغ آن باشد، متمم قرارداد و یا اصلاحیه‌­های دریافتی از کارفرما پس از امضاء توسط معاون پژوهشی و فناوری دانشگاه جهت امضای کارفرما عودت داده خواهد شد.)

·        تمدید ضمانت‌نامه‌های قرارداد

·        تکمیل فرم خلاصه طرح پژوهشی توسط مدیر پروژه

·        ارائه درخواست تسویه حساب نهایی توسط مدیر پروژه به معاون پژوهشی و فناوری دانشگاه

·        ارسال تسویه حساب نهایی، اخذ مفاصاحساب‌ها،درخواست آزادسازی حسن انجام کار، اعلام خاتمه قرارداد و عودت تضامین دانشگاه توسط معاون پژوهشی و فناوری دانشگاه به دستگاه کارفرما

·        درخواست اعلام خاتمه قرارداد داخلی توسط مدیر پروژه به معاون پژوهشی و فناوری دانشگاه

·        اعلام رسمی خاتمه قرارداد در صورت داشتن شرایط اختتام و ارائه نامه خاتمه قرارداد به مدیر پروژه

·         انتقال پروژه در سیستم کنترل پروژه از لیست قراردادهای جاری به خاتمه­‌یافته